Czym się cechuje cyfrowy obieg faktur, jaki jest bardzo chętnie wykorzystywany przez różne firmy.

Pomimo coraz większej cyfryzacji w dalszym ciągu większość firm ma wdrożony standardowy obieg faktur zakupowych i pozostałych dokumentów w wersji papierowej. Jednak w wielu przypadkach może to rodzić sporo rozmaitych problemów organizacyjnych.

Faktury będą trafiać do różnych działów, bo część od razu będzie przejmować księgowość, niektóre dział zakupów, a niektóre dochodzą do sekretariatu w listach.

Zainteresował Cię nasz temat? To świetnie! Kolejne tak samo atrakcyjne wątki odszukasz pod podanym odnośnikiem – tam oczekuje na Ciebie dalszy ciąg (https://kancelariajaworski.eu/sklep).

I później zaczyna się robić zamieszanie, dokumenty giną, a brak przepływu informacji powoduje, że na obsłużenie wszystkiego przeznacza się więcej czasu. Dlatego też bardzo często firmy się decydują na wdrożenie mechanizmów usprawniających, ale też porządkujących przepływ dokumentów. Jednym z takich usprawnień jest elektroniczny obieg faktur, który zyskuje coraz większą popularność nie tylko wśród największych korporacji, lecz również niewielkich firm ( elektroniczny obieg faktur). Rozwiązanie takie przede wszystkim daje spore oszczędności, już mając kilka tysięcy dokumentów rocznie korzyści będą już widoczne. Zmniejszeniu ulega czas przeznaczony na przetwarzanie dokumentów, ogranicza się liczba błędów i przede wszystkim odciąża pracowników, jacy będą się mogli zająć innymi obowiązkami.

basware polska

Autor: Chika Watanabe
Źródło: http://www.flickr.com
Firmy które się zajmują wdrożeniami elektronicznego obiegu dokumentów, takie jak na przykład Basware Polska, podają nawet kilkudziesięcioprocentowe oszczędności czasu (efematic.pl). Biorąc pod uwagę rozwiązania, które proponują, będzie to jak najbardziej możliwe, ponieważ korzystają przy tym z zaawansowanych technologii i technicznych nowinek. W praktyce proces ten będzie polegał na tym, że przychodzące do firmy faktury są sortowane i skanowane. Odbywa się to na specjalnych urządzeniach firmy Kofax, które używając technologii OCR przetwarzają skan do wersji cyfrowej, z wyznaczonymi wszystkimi kwotami (doskonały kofax).

Skuteczność takich procesów wynosi około 90 procent, więc takiej ilości danych nie trzeba przepisywać ręcznie, a jeżeli pojawią się jakieś rzeczy do uzupełnienia, to można to oczywiście zrobić ręcznie. Otrzymane dane razem ze skanem faktury trafiają od razu do systemu ERP, w jakim odbywa się ich kolejna obróbka.